Как сделать закупку мебели для офиса

Как осуществить грамотную закупку офисной мебели и избежать распространенных ошибок.

Как человек, имевший опыт завхоза, менеджера закупок, и отвечающий за обеспечение открытия новых отделений  большой компании, надеюсь, мои советы помогут вам грамотно подойти к закупке мебели для вашего офиса.

Рассмотрим следующие вопросы:

• Планировка офисного помещения
• Варианты рабочих мест
• Эргономика и требования пожарной безопасности
• Как провести тендер между мебельными компаниями
• Как выбрать качественную мебель
• Вопросы, которые стоит обсудить с поставщиком мебели

План офиса

Перед тем как выбирать офисную мебель, необходимо понимать, сколько будет рабочих мест и какая мебель будет стоять в офисе. Если офис большой и задача сложная, можно пригласить специалиста, в том числе, от поставщиков офисной мебели, чтобы они помогли составить план офиса. Задача очень ответственная, так как неграмотный план будет влиять на работу всего коллектива.

Сперва нужно определиться где какой отдел будет находиться: рецепция, кабинет директора, переговорная, бухгалтерия, серверная и системные администраторы, и остальной офисный персонал. Так же нужно подумать, где можно разместить гардеробную для верхней одежды сотрудников, и возможно, кухню. Правильно будет по ходу составления плана советоваться и с руководителями всех отделов, так как функции  некоторых из них переплетаются и требуют близкого расположения друг с другом.   Как правило, приемная, кабинет директора и бухгалтерия находятся неподалеку друг от друга. Посоветуйтесь с системным администратором, где лучше установить серверную. Подробнее о планировке.

 Варианты размещения рабочих мест офисного персонала

Как известно, столы бывают прямыми и угловыми, однако существует множество вариантов соединения их между собой, изменяя конфигурацию рабочих мест и увеличивая рабочее пространство. Так же соединенные рабочие столы, так называемые «рабочие станции«, экономят офисное пространство и делают удобной работу сотрудников одного отделения, функции которых тесно связанны.

Так же в зависимости от функций сотрудника каждое место может быть укомплектовано тумбой, стеллажом для документов, офисным шкафом, полками, офисной перегородкой. Даже обычный прямой или угловой стол может быть доукомплектован по мере необходимости приставками, которые крепятся к столешнице,  что так же увеличивает рабочее пространство.

Кроме стандартной мебели, если позволяют средства можно заказать изготовление офисной мебели на заказ, однако данный вариант будет на 25-30% дороже, чем за серийную мебель.

Требования пожарной безопасности к офису

Касательно пожарной безопасности, мы осветим несколько моментов, которые касаются только мебели. Первое, мебель должна быть расставлена таким образом, чтобы не препятствовать экстренной эвакуации в случае пожара. Если предусмотрен запасной выход, он должен быть свободным, и не заставленным мебелью. Кстати, если вам необходимо приобрести стеллажи для архивной, имейте в виду, что пожарные имеют к ним особые требования, с которыми перед покупкой нужно ознакомиться:  это требования к материалу данной мебели, высоте стеллажей до светильников, расстоянию от пола первой полки и т.д.

 Как провести тендер на покупку мебели

При покупке мебели на большую, сумму есть смысл потратить время на поиск более низкой цены и хорошего качества мебели. Для этого можно отправить приглашение в разные компании на участие в тендере с техническим заданием, указав количество рабочих мест,  размеры, требования к цвету, сроки, план офиса. Можно пригласить представителей поставщиков в офис,  желательно в разное время, заодно попросить предложить свой вариант плана размещения офисных сотрудников. Естественно, предложения от компаний должны поступать в письменном видео.

Важный момент, приглашать к участию в тендере непосредственных производителей мебели, прямых поставщиков. Нет смысла платить магазинам посредникам. Нет смысла переплачивать 20-30% мебельным салонам.

Какие вопросы необходимо уточнить у поставщика

1. Спросить о возможности дополнительной скидки.

2. Кто производитель ДСП или МДФ,  фурнитуры. Ознакомьтесь с сертификатами качества.

3.Сроки поставки.

4. Сборка и доставка мебели входит ли в озвученную стоимость.

5. Срок и условия гарантии на офисную мебель.

Как закупить офисную мебель, как выбрать мебель для офиса, как провести тендер на мебель, рабочее место сотрудника офиса.

 Как отличить качественную офисную мебель